Suomessa järjestetään runsaasti erilaisia tapahtumia yritysseminaareista kesäfestivaaleihin ja taidenäyttelyistä urheilukisoihin. Tapahtumassa korostuu usein ihmisten sosiaalinen kohtaaminen ja elämysten luominen, minkä lisäksi myös erilaiset striimaus- ja etätapahtumat ovat nostaneet viime aikoina suosiotaan. Tänä vuonna ihan pakostakin.
Ilman kohderyhmää tavoittavaa ennakkomarkkinointia, sisältörikasta taltiointia paikan päältä tai näyttävää jälkiviestintää, on tapahtumassa kävijöistä todennäköisesti pulaa. Ilman markkinointitoimenpiteitä on myös vaikea rakentaa omasta tapahtumasta ilmiötä. Sellaista josta puhutaan pitkään, ennen ja jälkeen tapahtuman, ja jonne haluavat asiakkaiden lisäksi yhteistyökumppanitkin.
Kuinka onnistua tapahtuman markkinoinnissa vuonna 2023?
Voit aina tilata paikallispainosta pinon flyereita ja laittaa ne jakoon ohikulkijoille, kiinnittää A5-julisteita hämyisen baarin tuulikaappiin tai maksaa TV-spotista liian paljon budjettiisi nähden rahaa. Tehokkain tapa on kuitenkin vaikuttaa siellä, missä asiakkaasi aivan varmasti ovat. Verkossa, sosiaalisessa mediassa.
Tässä blogissa perehdymme tapahtumien markkinoinnin digitaalisiin keinoihin. Sijoittamalla n. 5 minuuttia seuraaviin riveihin, voit oppia paljon uutta. Vähintäänkin kertaat muistiasi, missä tapahtuman markkinoinnissa tänä päivänä mennään.
Ja menoksi!
Tapahtumien markkinointi 2020-luvulla
Tapahtumamarkkinointi ei ole rakettitiedettä, mutta siinä korostuvat kohderyhmän tunteminen ja ajankohtaisuus. Verkossa toimiessa niin sisällöntuotanto, maksettu digimainonta kuin hakukoneoptimointikin ovat tärkeässä roolissa. Koska kohde, jota mainostetaan on usein vain yksittäinen päivä tai viikko vuodessa, on elintärkeää ottaa huomioon viestinnän ja mainonnan tavoitteet, omat asiakasryhmät sekä ajankohdat, milloin ja miten toimitaan.
Perustukset kuntoon – viestintä haltuun suunnittelemalla ja datalla
Olet varmaan kyllästynyt fraasiin hyvin suunnittelu on puoliksi tehty? Se kannattaa tässäkin yhteydessä rohkeasti kohdata, hyväksyä ja ennen kaikkea toteuttaa. Esimerkiksi tapahtumalle luotu markkinointisuunnitelma sekä sen alla oleva sisältösuunnitelma ovat nimittäin oivallisia työkaluja kokonaisuuden hallintaan.
Kun määrittelet toiminnalle konkreettisen tavoitteen, purat sen osiin aikajanalle ja pohdit mielessäsi keinoja, kuinka eri vaiheisiin päästään, olet hyvässä vauhdissa kohti starttia. Kun lisäksi vielä hankit dataa ja tietoa kohderyhmäsi käyttäytymisestä, olet melkein jo henkisesti valmis tapahtuman julkaisuun.
Ilmaista dataa löydät vaikkapa hakukoneiden kautta: missä ihanneasiakkaasi liikkuu, mistä he ovat kiinnostuneita ja mitä kautta he päätyvät sivustollesi. Jos tapahtumallasi on jo historiaa takana, onneksi olkoon – pääset tutustumaan toimintaan vieläkin tarkemmin ja voit kutsua seuraajiasi jo melkein tuttaviksi! Google Analytics ja somepalvelut ovat tässä kohtaa lähes parhaita kavereitasi.
Enää vain päätös toteutustavoista ja pohjatyöt on tehty. Jatka siis lukemista!
Facebook, Instagram, TikTok – sosiaalinen media markkinoinnissa
Sosiaalisessa mediassa oleminen on kustannustehokkain vaihtoehto kassasi kilinään – ja onnistuneesti tehtynä täysin ilmaista. Erilaisia somekanavia on kuitenkin enemmän kuin alakoulussa oppiaineita. Mitä siis kannattaa tehdä?
Tärkeintä on panostaa niihin kanaviin, jotka kiinnostavat myös kävijääsi. Alussa ei kannata tuhlata työtunteja siihen, että lataa ja koristelee kaikkien mahdollisten somepalveluiden profiilit ja jättää homman siihen. Kaikkialla ei tarvitse olla olemisen vuoksi myöskään silloin, kun tapahtumallasi on jo historiaa. Parhaisiin tuloksiin pääset kun on tuotat sisältöä siellä, missä se tavoittelemiasi lukijoita ja katsojia voisi kaikista eniten kiinnostaa. Tätä suunnitelmaa noudattaen, saat mahdollisimman monet muuttumaan someseuraajista kävijöiksi.
Suosituimpia tapahtumaviestinnässä käytettäviä sosiaalisen median kanavia ovat Facebook, Instagram, LinkedIn ja Twitter. Seuraamalla dataasi tai suunnittelusi pohjalta relevanteinta tietoa, tiedät mitkä kanavat sopivat tässä kohtaa juuri sinulle.
Teini-ikäisille suunnattuun e-sports -viikonloppuun löydät todennäköisesti osallistujia helpommin YouTubesta kuin LinkedInistä. TikTokin sijaan, perinteikkäisiin käsityömessuihin saat kävijäkuntaa varmemmin Pinterestistä tai Instagramista. Valtakunnalliseen saunapäivään tai kaupungin vuosijuhlaan löytyy takuulla osallistujia Facebookin ryhmistä ja kanavista.
Luo ja jaa sisältöä, joka kiinnostaa
Minkälaista sisältöä tapahtumajärjestäjän sitten kannattaa tuottaa?
Viestintä on osa luomaasi asiakaskokemusta. Jos et ole vielä tehnyt, niin keksi tapahtumallesi hissipuhe. Tai vaihtoehtoisesti tiivistä se, mistä tapahtumassasi on kyse, korkeintaan kahteen virkkeeseen. Hienoa, tämän jälkeen sisältösuunnitelmasi teko voi alkaa! Laita tiimisi (tai itsesi) kanssa brainstormaus, tai jokin muu innovointimenetelmä, käyntiin ja kerää sisällölle ideoita tekemäsi pohjalta. Seulo vasta sen jälkeen. Tutustu myös kilpailijoiden toimintaan Suomessa ja ulkomailla. Tämä on ensiaskel myös hakukoneoptimointiin, ja tapahtumasi näkyvyyden nousemiseen Googlessa.
Voit alkaa päivittämään suunnittelemaasi sisältöä esimerkiksi verkkosivujesi blogi-osioon, osallistaviin tai informatiivisiin tekstipäivityksiin, mukaansatempaaviin videoihin tai kauniisiin sekä visuaalisiin kuviin. Voit myös viestiä uutiskirjeesi tilaajille, tehdä helppolukuisia infograafeja tai osallistua alaasi koskevaan somekeskusteluun. Kilpailukin voisi olla hyvä tapa aktivoida!
Keinoja ja tapoja tehdä on monia, eikä luovuudesta ole haittaa, päinvastoin. Luo ennen kaikkea uniikkia sisältöä ja pyri antamaan seuraajallesi jotain kiinnostavaa ja hyödyllistä. Anna heidän kurkistaa verhojen taakse ja tutustua tapahtumasi arvoihin! Ihminen nimittäin on utelias olento. Rockfestivaalin järjestäjänä ei olisi lainkaan hullumpi idea esimerkiksi haastatella kiinnitetyn artistin rumpalia, tai vaikkapa kuvata sneak peek -videota yritystapahtumasi puhujan tulevasta puheenvuorosta. Vai miten olisi oman tapahtuman genreen liittyvä ajankohtainen podcast-sarja?
Kokeile rohkeasti uutta, mutta muista kuitenkin pysyä asiassa. Todennäköisesti olet myymässä pääsylippuja tai keräämässä muuten kävijöitä tapahtumaasi. Tuo se ilmi, mutta älä joka päivä. Mitä enemmän autenttinen sisältöäsi kerää reaktioita, synnyttää keskustelua tai viihdyttää, sen vähemmän joudut laittamaan jatkossa euroja pöytään.
Jos onnistut luomaan viraalia sisältöä, olet jo edellä. Muista luoda tapahtumallesi omat #hashtagit, joita käytät aktiivisesti sosiaalisessa mediassa. Helppo Instagram-ohje on käyttää yleisluontoista ja vuoteen perustuvaa hashtagia, kuten #peijaiset ja #peijaiset2020
Sijoita viisaasti – digimarkkinoinilla erinomaisiin tuloksiin
Kun sisältöhanat on saatu auki, on aika laittaa raha töihin. Samalla tavalla kun aikakausilehtiä myyvä lehtiyrittäjä sijoittaa kylmäsoittoa tekevään myyntihenkilöstöön, sijoittaa tapahtumajärjestäjä kohderyhmälleen optimoituun mainoskampanjaan. Tapoja on monia ja tässä kohti kannattaa kääntyä ammattilaisen puoleen, tai opiskella aihetta lisää. Yksinkertaisuudessaan sosiaalisen median markkinointia kannattaa tehdä jälleen siellä, missä asiakkaatkin liikkuu.
Facebook tarjoaa erinomaiset vaihtoehdot maksettuun mainontaan: oman julkaisun sponsorointi, kuva- tai kuvakaruselli, videomainos tai tarina ovat hyviä esimerkkejä eri vaihtoehdoista, joilla mainostaa tapahtumaasi. Facebook omistaa myös Instagramin, jolloin voit kätevästi päättää kumpi kanava toimii kampanjan sisällön huomioiden paremmin. Muista, että mitä enemmän testaat eri variaatioita, sen tehokkaamman vaihtoehdon tapahtumasi mainostamiseen lopulta löydät.
Tapahtuman verkkosivusto on tärkeää optimoida Google-ystävälliseksi ja halutessasi voit tehdä kampanjaa myös tietyille hakusanoille, joita tapahtumaasi liittyen tehdään. Pysäyttävällä YouTube-videomainoksella herätät tulevan tapahtumakävijäsi kesken musafilmimaratonien katselun. Mikäli taas mielit B2B-asiakkaiden pariin, perehdy Facebookin mahdollisuuksien lisäksi tarkemmin LinkedIn- ja Twitter-mainontaan.
Voit harkita esimerkiksi seuraavia toteutuksia:
- Luo tapahtumallesi Facebook-tapahtuma. Valjasta tiimisi lisäksi myös sukulaiset mukaan talkoisiin, ja kutsu mukaan mahdollisimman paljon aiheesta kiinnostuneita. Mainosta tämän jälkeen Facebook-tapahtumaasi mainosrahalla, ja kohdista se kävijäkunnallesi.
- Editoi viime vuoden aftermoviesta, eli koostevideosta geneerisiä mainospätkiä. Lisää videoihin myös aktivoiva kilpailu, jossa ohjeistat kävijöitä kertomaan minkälainen on unelmien kesäfestivaali. Tee tästä mainoskampanja eri somekanaviin, ja arvo parhaalle fiilistejiälle VIP-pakettin tapahtumaan.
- Tee visuaalinen Instagram Stories -sarja, jossa esiintyjäsi kertovat muistojaan parhaista keikoistaan ja kehottavat tulemaan myös tänä vuonna paikan päälle.
- Koosta yhteistyökumppanisi kanssa neliosainen webinaarisarja, jossa haastattelette yritystapahtumanne teemaan liittyviä asiantuntijoita. Heidän ei välttämättä tarvitse edes osallistua itse tapahtumaan – kunhan aihealue pysyy samana!
Ota huomioon, että 100€ budjetti ei riitä joka paikkaan: osa somepalveluiden mainostyökaluista maksaa jo aloittaessa tuplat toiseen verrattuna. Sosiaalisen median markkinointi ja siinä onnistuminen vaatii monia variaatioita mainoksista tai kampanjoista. On tärkeää perustaa omat suunnitelmat dataan. Siispä tutki, testaa ja testaa – lisää vasta sitten mainosbudjettiasi. Testaa myös erilaisia kohderyhmiä ja kohdennuksia, esimerkiksi ostokäyttäytymisen tai kiinnostusten kohteiden ja asuinpaikan mukaan. On turha mainostaa Tampereen pikkujoulufestivaaleja, jossa soittaa Popeda, 18-20-vuotiaille utsjokelaisille rap-faneille.
On myös otettava huomioon, että harva ostaa ensimmäisellä huudolla. Vanhempaa tapahtumaa on helpompi mainostaa, kuin täysin uutta. Muista kuitenkin mainonnassasi aina aluksi herättää mielenkiinto, sen jälkeen ohjata sekä lopuksi klousata.
Varma vinkki tapahtumamarkkinointiin!
Voit myös osallistaa maksettuun mainontaan tapahtuman yhteistyökumppaneitasi, jotka ovat tärkeä osa tuottamaasi elämystä. Mikäs sen tehokkaampaa, kuin useampi viestinvälittäjä! Yhteistyökumppanin kanssa voit sopia erilaisista markkinointikampanjoista, jotka hyödyttävät molempia osapuolia ennen ja jälkeen tapahtuman.
Mitä jos sopisit tapahtumaan kiinnitetyn huipputaikurin kanssa mainossarjasta, jossa mainostatte hänen uusinta videosarjaansa sekä esiintymistä tapahtumassanne? Tai arpoisitte Instagram-yhteistyössä tapahtumakävijöiden kesken kumppanisi valmistaman älypuhelimen?
Voit myös suunnitella yhteistyökumppanisi kanssa kampanjan, ja harkita tämän myötä tavoiteellista vaikuttajamarkkinointia. Kaupallinen yhteistyö on mahdollisuus!
huomioon yhteistyökumppanuuksia solmiessa – perinteinen tilanne, jossa yritys sanelee ja vaikuttaja tekee on muuttumassa siihen, että asiaan perehtynyt vaikuttaja itse ehdottaa toimenpiteitä tapahtumasi kävijämäärän kasvattamiseen.
Tulevana vuosikymmenenä vaikuttajien rooli pidempiaikaisina kumppaneina korostuu. Ja usein se johtuu vaikuttajan omasta mielenkiinnosta tiettyä yritystä tai brändiä kohtaan. Mikäli sinua lähestytään tapahtumasi tiimoilta ja ehdotetaan niin sanottua brändilähettilyyttä, ota se mahdollisuutena. Jos koet vaikuttajan olevan lähellä tapahtumasi arvoja, voi tällaisesta pitkäaikaisesta yhteistyöstä seurata paljon hyvää.
Tällä hetkellä vaikuttajat mielletään vanhempien ihmisten toimesta nuoremmiksi tubettajiksi, taikka Instagram-tähdiksi. Jatkossa voidaan ikärajat ja muut demografiset tekijät vieläkin konkreettisemmin unohtaa; jatkuvan digitalisoitumisen myötä yhä useampi ajautuu tai haluaa tehdä tulevaisuudessa “vaikuttajan töitä”. Eläköitynyt urheilija tai näyttelijä, potkut saanut poliitikko taikka yksinhuoltajaisä – vaikuttajia on ja tulee olemaan monenlaisia. Myös käytettävät kanavat ja paikat vaikuttaa laajenee: viiden vuoden päästä on olemassa mitä todennäköisemmin sellaisia somepalveluita, joita ei ole vielä ohjelmoitukaan.
